Ngày 31 tháng 12 năm 2025, Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam gia nhập Công ước La Hay ngày 5 tháng 10 năm 1961 về bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa đối với các văn bản công chứng nước ngoài, còn được gọi là Công ước Apostille. Thông tin này được thông báo chính thức tại Trang web của Hội nghị La Hay về Luật Tư pháp Quốc tế.
Công ước sẽ có hiệu lực từ ngày 11 tháng 9 năm 2026 giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên khác không phản đối việc Việt Nam gia nhập trong thời gian chuyển tiếp 6 tháng.
Về Công ước Apostille
Công ước Apostille (tên đầy đủ: Công ước La Hay năm 1961 về bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa đối với các giấy tờ công nước ngoài) là một hiệp ước quốc tế nhằm đơn giản hóa các thủ tục chứng nhận cần thiết cho các văn bản được sử dụng ở nước ngoài.
Công ước này thay thế quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước ở cả nước xuất xứ và nước tiếp nhận (chứng nhận lãnh sự ở nước xuất xứ và hợp pháp hóa lãnh sự ở nước tiếp nhận) bằng việc cấp tem Apostille tại nước xuất xứ.
Với việc Việt Nam gia nhập, Công ước Apostille hiện có 129 quốc gia thành viên, bao gồm Hoa Kỳ, các nước châu Âu, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Úc, Singapore và nhiều nước khác.
Quy trình hợp pháp hóa hiện tại: Gánh nặng về hành chính, tài chính và hậu cần.
Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động và nhập cư cho người nước ngoài tại Việt Nam, đặc biệt là các giấy tờ do nước ngoài cấp như... thư bổ nhiệm, thư xác nhận kinh nghiệm, giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh và bằng cấp học thuật., Từ lâu, việc hợp pháp hóa giấy tờ đã được công nhận là một quá trình phức tạp và tốn thời gian. Theo quy định hiện hành, các giấy tờ này thường phải trải qua nhiều bước chứng nhận, bao gồm công chứng tại nước xuất xứ, xác thực bởi cơ quan có thẩm quyền địa phương, hợp pháp hóa bởi lãnh sự quán hoặc đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài, và trong một số trường hợp cần chứng nhận thêm khi đến Việt Nam.
Ngoài gánh nặng hành chính, quy trình này thường liên quan đến sự phức tạp đáng kể về mặt hậu cần. Các tài liệu thường cần được chuyển phát nhanh qua nhiều khu vực pháp lý, đôi khi nhiều lần, làm tăng nguy cơ chậm trễ, mất tài liệu hoặc sai sót cần phải cấp lại. Sự phối hợp giữa người sử dụng lao động, người lao động, công chứng viên nước ngoài, cơ quan lãnh sự và các cơ quan Việt Nam có thể kéo dài thời gian đáng kể. Trên thực tế, Quá trình hợp pháp hóa hoàn toàn có thể mất vài tuần, và trong một số trường hợp là vài tháng., đặc biệt là khi cần phải chỉnh sửa và xử lý lại tài liệu.
Chi phí bỏ ra cho quá trình này cũng rất đáng kể. Các công ty và cá nhân nước ngoài thường phải chịu các chi phí liên quan đến dịch vụ công chứng, phí chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế và dịch vụ hỗ trợ tư vấn chuyên nghiệp. Đối với các nhà tuyển dụng đa quốc gia xử lý nhiều đơn xin giấy phép lao động hoặc thị thực mỗi năm, những chi phí này có thể tích lũy đáng kể. Ngoài ra, thời gian xử lý kéo dài có thể làm chậm việc triển khai dự án, lịch trình tuyển dụng, gián tiếp làm tăng chi phí kinh doanh.
Công ước Apostille: Quy trình đơn giản hóa cho các vấn đề lao động và nhập cư quốc tế
Do đó, việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille được kỳ vọng sẽ mang lại sự thay đổi đáng kể trong việc xử lý các văn bản công chứng nước ngoài. Bằng cách thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước bằng một hệ thống chứng thực lãnh sự (Apostille) hiệu quả hơn, Việt Nam sẽ có những thay đổi tích cực hơn trong việc xử lý các văn bản công chứng nước ngoài. Giấy chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự (Apostille) duy nhất được cấp tại quốc gia xuất xứ., Các thủ tục hành chính sẽ được giảm bớt, thời gian làm thủ tục giấy tờ được rút ngắn và tổng chi phí được hạ thấp. Đối với các chuyên gia và nhà đầu tư nước ngoài, điều này sẽ giúp quá trình chuẩn bị hồ sơ để làm việc và cư trú tại Việt Nam trở nên dễ dự đoán hơn, hợp lý hơn và thân thiện hơn với doanh nghiệp.
Sự phát triển này phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của Chính phủ Việt Nam về... cải cách hành chính, chuyển đổi số và hội nhập quốc tế sâu rộng hơn. Một chế độ xác thực đơn giản hóa sẽ nâng cao sức hấp dẫn của Việt Nam như một điểm đến thu hút đầu tư nước ngoài và nhân tài quốc tế có tay nghề cao.
Điều quan trọng là, đây là lợi ích mang tính tương hỗ. Các giấy tờ công của Việt Nam cũng sẽ dễ sử dụng hơn ở nước ngoài, tại các quốc gia thành viên Apostille. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập, làm việc, đầu tư và các vấn đề cá nhân mang tính xuyên biên giới của công dân Việt Nam ở nước ngoài, người đã từng cư trú tại Việt Nam và các doanh nghiệp quốc tế hoạt động tại nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ.
Trong những tháng tới, các cơ quan chức năng Việt Nam dự kiến sẽ hoàn thiện các quy định thực thi và đưa ra hướng dẫn vận hành để đảm bảo việc áp dụng hiệu quả Công ước kể từ khi có hiệu lực. Các doanh nghiệp và cá nhân nên theo dõi các hướng dẫn tiếp theo để hiểu rõ việc triển khai thực tế và các điều khoản chuyển tiếp.
Hãy đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất và hướng dẫn thiết thực về việc việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille có thể ảnh hưởng như thế nào đến giấy phép lao động và kế hoạch nhập cư của bạn.
